PROPOSAL
「気づいたら期限切れ」を、
なくす総務管理へ
入社日を起点に発生する契約更新・有給付与といった管理項目を、担当者の記憶やExcelの手作業に頼らず、自動で検知・通知する仕組みです。Single Ver（各社）とHoldings Ver（統括）の2階層で、グループ全体の状況を見える化します。
対象
グループ複数社・数百名
各社ごとに分散している社員管理を統一の仕組みでカバー
手段
使い慣れたExcel＋自動化
新しいシステムを覚える必要なし。今のExcel運用のまま自動化
狙い
chase漏れゼロへ
更新期限・有給付与日の見落としを仕組みでなくす
読み上げ本日は、総務まわりの「うっかり見落とし」をなくすための管理体制の提案をご説明します。
01 — 課題
現状、何が起きているか
01
起算日がバラバラ
入社日から数える更新日・付与日の管理が各社・各担当者の頭の中にしかない
02
Notice漏れリスク
契約更新の連絡タイミングを逃すと、トラブルや不本意な自動更新につながる
03
有給の見える化不足
付与日数・消化状況をホールディングス側が横断で把握できていない
読み上げ現状は、入社日起算の管理がすべて属人化しており、更新Noticeの送り漏れや、有給消化状況が見えないことがリスクになっています。
02 — Before / After
導入で何が変わるか
BEFORE（現状）
- 担当者がExcelを開いて目視で期限チェック
- 気づいたときには期限直前ということも
- 有給消化率はホールディングスから見えない
- 担当者が変わると管理ノウハウごと引き継ぎが必要
AFTER（導入後）
- 入社日から期限を自動計算、毎朝自動チェック
- 期限が近づいたら自動でNotice通知
- グループ全社の状況をダッシュボードで一覧把握
- ルールがシステム化され、属人化から脱却
読み上げ導入前は目視・属人管理でしたが、導入後は自動計算と自動通知により、誰が担当でも同じ精度で管理できるようになります。
03 — 仕組み
やっていることはシンプルな3ステップ
STEP 1
起算日から自動計算入社日＋◯ヶ月で更新日・付与日を算出→
STEP 2
毎朝自動で期日を監視全社員分を横断でスキャン
STEP 3
期限が近い人だけ自動でNotice＋フラグ担当者は「通知が来た人」だけ確認すればよい
読み上げやることはシンプルです。起算日から自動計算し、毎朝チェックし、必要な人にだけ通知する。担当者の負担は「通知を確認するだけ」になります。
04 — Single Ver
各社1枚のExcel、タブで管理項目をカバー
| 氏名 | 入社日 | 契約更新日 | 状態 |
|---|
| 山田 太郎 | 2023/04/01 | 2026/08/26 | 残り15日 |
| 佐藤 花子 | 2021/10/12 | 2027/10/12 | 正常 |
| 鈴木 一郎 | 2022/06/03 | 2026/08/13 | 残り2日 |
| 高橋 美咲 | 2024/01/15 | 2027/01/15 | 正常 |
読み上げSingle Verは1社1枚のExcelです。契約・有給などをタブで分け、期限が近い社員は自動で赤くフラグが立ちます。
05 — 自動Notice
担当者は「通知が来た人」だけ確認すればいい
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契約更新Notice — 鈴木 一郎さん更新期限まで残り2日です。担当者へ確認をお願いします。
🌿
有給付与Notice — 高橋 美咲さん入社6ヶ月経過。10日の有給付与対象です。
読み上げ期限が近づくと、担当者へ自動でNoticeが届きます。人が期限を覚えておく必要がなくなります。
06 — Holdings Ver
グループ全社の状況をホールディングスが一覧で把握
読み上げHoldings Verでは、グループ各社のExcelを自動で横断集計し、1つのダッシュボードにまとめて表示します。
07 — 導入効果
期待できる効果
ゼロ
Notice送り漏れ
目視チェックをなくし、システムが自動で検知・通知
見える化
有給消化状況
グループ全社分をホールディングスが横断で常時把握
脱・属人化
担当者交代リスク
ルールがシステム化され、引き継ぎ負担が激減
読み上げ導入により、Notice漏れをゼロに近づけ、有給消化状況を常に見える化し、担当者交代のリスクも減らせます。